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今年も宴席続きで何かと忙しい季節がやってきた。きれいな案内状を手際よく仕上げたいが、ソフトに詳しくないし、選んでいる時間も、予算もない——。そんな幹事さんがいたら、ご安心を。ほとんどのパソコンに装備されているマイクロソフトの「ワード」「エクセル」を駆使すれば十分にこなせる。（安田幸一）
中学時代のクラス会を兼ねた忘年会をやることになり、幹事を任された。案内状は、ビジネス文書のようなお堅い作りではなく、目を引く図柄にしたい。
まずワード（今回はワード２００３を使用）を起動、文書の「新規作成」を選ぶ。画面右の「新しい文書」の中にある「テンプレート」の検索で、作成のためのお手本を探そう。「忘年会」と打ち込み検索すると、キャンドルが美しい絵柄が出た。ダウンロードして取り込む。
見栄えを良くするため、「忘年会のご案内」の見出しの文字に飾りを入れる。画面下の「ワードアートギャラリー」の中から、立体的な文字型を選び、より一層目立つようにした。
STEP2 あて名はエクセルから１枚ずつあて名を書き換え、そのたびに印刷するのは面倒だ。会場は東京のため、会費は遠方の人ほど安くしたいが、いちいち金額を変えるのも大変。でも、名簿がエクセルで整理されていれば心配ない。ワードの「差し込み印刷」が利用できる。
まず、エクセルの名簿に、各人の会費金額を入力。次に、ワードに戻って画面右を「差し込み印刷」に設定し、「既存のリストを使用」を選択、表示された小窓からエクセルの名簿を選ぶ。
案内状の右下に表示された日時などの欄の中で、会費の部分だけをマウス操作で黒く反転させ、「差し込みフィールドの挿入」をクリック。名簿の「会費」を選ぶ。あて名も同様の手順で設定できる。
STEP3 封筒のあて名も楽々文面はできた。後は印刷ボタンを一度押すだけで全員の案内状が刷り上がる。
残る作業は、封筒のあて名書きだが、これもエクセルの名簿と連動すれば、手書きの必要はない。ワードを新規作成画面にし、右の画面をまた「差し込み印刷」に設定。今度は「封筒」を選択する。
次に「封筒オプション」をクリックして、「封筒サイズ」から「ハガキ」を選択。すると、画面がちょうどはがき大になる。
あとは、案内状を作った時と同じ。「差し込みフィールドの挿入」の際に、はがきの住所と氏名を記入する部分にカーソルを移動させ、それぞれ「住所」と「氏名」を選べばよい。
記者の感想
年賀状や暑中見舞いを作る市販ソフトは様々あり、機能も充実している。だが、簡単な案内状ならば、パソコンに最初から導入されたソフトでも十分こなせる。安易に新しいものに走らず、時には内蔵ソフトの活用を考えてみよう。
イラストなど１７万超収録筆王２００７
速く簡単に作りたい人にぴったりのはがき作成ソフト。あいさつ、年賀状、名刺など多彩な用途で活躍する。ほかのはがき作成ソフトやエクセルでまとめた住所録も取り込めるので便利。イラストなどの素材を約１７万８０００点も収録。思い出のデジカメ写真もイラストと組み合わせて仕上げられる。アイフォー 標準価格５２２９円。
使って！住所録
年賀状やお歳暮のやり取りなどの記録を残せる無料の住所録ソフト。はがきのあて名面や住所のリストも印刷できる。ＵＲＬはhttp://www.forest.impress.co.jp/lib/home/postcard/address/tukattejusho.html
（ＹＯＭＩＵＲＩ ＰＣ編集部）